Ce que je veux vous présenter dans les prochaines lignes, c’est le lien étroit que je tisse entre la notion de rôle et responsabilité que l’on retrouve constamment dans la gouvernance et l’importance de bien définir les rôles et responsabilités lorsque nous sommes à déterminer le profil d’un futur employé à recruter. Ce texte, je l’espère, permettra aussi aux lecteurs de démystifier la gouvernance.

Rôles et responsabilités dans la perspective de gouvernance

Tout comme nous tentons de bien le cerner dans un environnement de travail, une saine gouvernance démarre en clarifiant les rôles et responsabilités des différentes fonctions que vous pouvez occuper dans une organisation. Il y a souvent confusion, surtout dans les PME, entre les différents rôles et responsabilités d’une personne qui peut être Actionnaire et Administrateur et Directeur-général ou parfois dans la même organisation l’on retrouve un employé qui est Actionnaire, administrateur et chargé de projet.

La première étape est de bien distinguer votre rôle et vos responsabilités en tant qu’actionnaire, administrateur et dirigeant de l’entreprise.

En quelques lignes, l’actionnaire a comme rôle et responsabilités de :

• Investir dans l’organisation;
• Nommer un ou des administrateurs (se nommer la plupart du temps);
• Voter lors de l’assemblée générale;
• Voter concernant des décisions appartenant aux actionnaires tel que décrit dans la convention entre actionnaires.

L’administrateur a comme rôle et responsabilités de :

• Nommer un directeur général;
• S’assurer de la clarification de la mission de l’entreprise et du respect de cette mission;
• S’assurer que l’entreprise a un plan stratégique et le suivre;
• Accompagner le directeur général dans son travail;
• S’assurer que les diverses politiques sont en place et suivies;
• Assurer la pérennité de l’entreprise;
• S’assurer que la gouvernance est saine et que les administrateurs présents aient les compétences et le bagage nécessaires pour remplir leur mandat.

N.B. ATTENTION aux responsabilités légales qui viennent automatiquement avec le rôle d’administrateur dans une organisation. Nous vous invitons à vous renseigner à ce sujet.

Le dirigeant de l’entreprise a comme rôle et responsabilité de :

• Accompagner le conseil d’administration dans la réalisation du plan stratégique;
• Faire le pont entre le stratégique et l’opérationnel, soit entre le conseil d’administration et le comité de direction;
• Opérationnaliser le plan stratégique;
• Diriger et contrôler l’ensemble des opérations de l’entreprise en s’assurant d’avoir les bonnes ressources financières, matérielles et humaines avec les qualifications, compétences et motivations nécessaires à la réussite de la mission et de son plan stratégique.

Comme vous le constatez, que ce soit au niveau du conseil d’administration, de la direction ou de l’ensemble des employés, avoir la bonne personne, avec les bonnes compétences et les motivations adéquates est essentiel à la réussite du projet d’entreprise. Que ce soit en tant qu’administrateur ou de dirigeant vous aurez à recruter ce ou ces personnes.

Qui dit recrutement dit définition du profil des compétences recherchées. Pour arriver à dénicher le prochain candidat qui saura combler par son expérience et son expertise un ou des postes que nous voulons combler, soit sur le conseil d’administration ou pour les opérations de l’entreprise, nous devons initialement bien définir notre besoin. Cet exercice souvent bâclé ou pris à la légère est d’une très grande importance. Il permet non seulement de clarifier sa pensée mais de la présenter aux futurs administrateurs/employés qui s’intéresseront à votre organisation. Dans le cadre d’un processus d’approvisionnement nous nommons DEVIS le document sur leque se base les soumissionnaires pour déposer leur offre de service. Pour le recrutement, le DEVIS est le DESCRIPTIF DE TÂCHES à partir duquel les candidats déposeront leur CV.

À l’intérieur des opérations de l’entreprise, la notion de recrutement est habituellement assez bien gérée et la notion de descriptif de tâches est assez claire.

Le processus de dotation est souvent géré par une personne ou une équipe en ressources humaines possédant les compétences adéquates.

Par contre, au niveau du conseil d’administration nous constatons que ce processus est souvent négligé. Les compétences possédées par les administrateurs présents et les compétences recherchées pour le ou les futurs administrateurs ne sont pas claires et quelques fois elles ne sont tout simplement pas définies. L’administrateur pressenti pour un poste au conseil d’administration est souvent proposé par un autre administrateur qui siège au CA et qui le connait et le processus s’arrête là.

Je vous recommande comme administrateur de vous assurer que votre conseil d’administration a mis sur pied un comité de gouvernance à l’intérieur duquel se retrouve l’aspect recrutement des nouveaux administrateurs.

Vous devriez avoir en main un document présentant les administrateurs actuels, leur compétence et les compétences que vous aimeriez ajoutées au CA. Votre processus de recrutement devrait vous aider à combler votre ou vos postes d’administrateurs tout en comblant les compétences dont vous avez besoin sur votre CA pour mener à bien votre mission.

En espérant que ce court texte vous aide et si vous avez des commentaires ou questions, n’hésitez pas à nous en faire part.

Si vous avez besoin d’aide pour recruter vos futurs administrateurs ou votre dirigeant, n’hésitez pas à nous contacter.