Dans l’écosystème dynamique des PME, la gouvernance efficace est un facteur clé de succès. Toutefois, pour garantir une performance optimale, il est essentiel de clarifier les rôles et les responsabilités des employés qui peuvent être simultanément administrateurs et actionnaires tout en favorisant le développement et l’épanouissement de tous les employés. Cette approche équilibrée permet d’optimiser les processus décisionnels et de stimuler la performance globale de l’entreprise.

Clarification des rôles pour une gouvernance efficace

Au cœur de toute gouvernance réussie se trouve la clarification des rôles et des responsabilités. Dans le contexte des PME, cette clarté est particulièrement cruciale pour garantir une prise de décision fluide et une allocation efficace des ressources.

L’écosystème d’une PME est très différent d’une grande entreprise. Dans la majorité des PME, les employés, habituellement les dirigeants mais pas seulement, sont actionnaires et dans la plupart des cas sont aussi administrateurs de l’entreprise.

Cette triade, et j’oserais même dire cette trinité, apporte son lot d’incompréhension et parfois de décisions basées sur ces mauvaises connaissances de la différentiation de ces trois rôles, qui possèdent chacun leurs responsabilités.

L’actionnaire

Celui qui investit de l’argent et du temps, surtout au démarrage de l’entreprise, et qui prend un risque. Cette notion de risque est intrinsèquement liée à l’actionnariat. Au même titre que lorsque vous achetez un titre en bourse, vous prenez un risque en y devenant actionnaire. C’est d’ailleurs ce risque qui rebute beaucoup de personnes à le devenir.

Vos responsabilités

En tant qu’actionnaire, vous avez ou devriez avoir, une convention entre actionnaires à l’intérieur de laquelle se retrouve les décisions que vous aurez à prendre dans certaines situations.

Une de vos premières responsabilités est de voter pour la nomination des membres de votre conseil d’administration. Dans les petites entreprises, nous retrouvons presque toujours les actionnaires comme administrateurs. Dans les faits, les actionnaires ne votent presque jamais. Ils sont de facto administrateurs.

Si vous démarrez une entreprise, vous avez la responsabilité de vous assurer qu’il y a un fonds de roulement pour le démarrage.

Dans l’optique où vous devenez actionnaire d’une entreprise qui a plusieurs années d’existence, votre responsabilité implique une mise de fonds initiale soit pour acheter des actions d’un autre actionnaire, ou pour injecter des fonds dans l’entreprise et de devenir actionnaire. Cette deuxième façon de faire permet d’injecter de l’argent dans le fonds de roulement et d’augmenter l’actif de l’entreprise. Cependant, elle dilue l’actionnariat pour ceux qui y sont déjà.

Votre autre responsabilité est que si nécessaire, vous aurez à injecter des fonds dans l’entreprise si celle-ci est en manque de liquidité. Ceci peut se produire dans la vie d’une entreprise et vous devez en être conscient.

Le côté agréable est que vous pouvez recevoir des dividendes lorsque l’entreprise génère suffisamment de liquidités. Notez que c’est le conseil d’administration qui prend les décisions de verser des dividendes ou non, et ce en fonction des besoins de l’entreprise.

Une bonne convention entre actionnaires

Si vous faites entrer de nouveaux actionnaires dans votre organisation, vous avez l’occasion de revoir et de créer une convention entre actionnaires. Cette convention vous permet de gérer l’ensemble des situations pouvant se produire entre les actionnaires.

Une convention entre actionnaires est un contrat de mariage et doit prévoir une foule de choses dont la séparation. Des exemples existent sur internet mais je vous recommande d’utiliser les services d’un avocat pour en rédiger une ou modifier une convention existante.

L’administrateur

Le conseil d’administration est obligatoire et contient trois rôles distincts soit, le rôle de président, de trésorier et de secrétaire. Dans certains cas, ces trois rôles sont tenus par une seule personne.

Le pouvoir des administrateurs est grand et c’est au conseil d’administration (appelé communément le conseil) que la plupart des décisions qui oriente l’entreprise sont prises. Certaines relèvent de l’assemblée des actionnaires et cette séparation des pouvoirs de l’une et l’autre de ces assemblées est inscrite dans la convention entre actionnaires. Les obligations statutaires des administrateurs et leurs obligations qui en découlent sont inscrites dans le code civil.

Vos responsabilités

Les administrateurs agissent comme les gardiens de la mission de l’entreprise, veillant à ce que les décisions prises soient en accord avec les objectifs stratégiques. Leur rôle consiste également à garantir la transparence et l’intégrité dans les processus décisionnels. Leur implication active dans la définition des objectifs de l’entreprise (plan stratégique) est essentielle pour orienter les efforts vers la réalisation de la vision à long terme.

Il y a des obligations légales que vous endosserez comme administrateur. Il est important que vous les connaissiez parce qu’elles peuvent avoir des conséquences importantes. Je nommerai seulement quelques obligations ici :

• Que les déductions à la source sont payées au gouvernement
• Que les taxes (TPS et TVQ) sont versées au gouvernement
• Une fraude qui a été commise et pour laquelle l’entreprise est poursuivie

Une assurance administrateur existe et dans le cas où vous êtes administrateurs indépendants (sans lien avec l’entreprise), je vous invite à exiger une assurance administrateur.

Comme mentionné précédemment, les administrateurs doivent jongler avec les finances de l’entreprise pour favoriser son développement et sa pérennité qui sont liés au fonds de roulement et à la trésorerie disponible pour assurer un fonctionnement adéquat. En sus de ces deux volets, ils doivent s’assurer qu’il y a une politique de partage des profits. Cette politique sert d’outil pour permettre de prioriser l’utilisation des profits d’une entreprise. Laisser suffisamment d’argent dans l’entreprise pour assurer son fonds de roulement, maintenir assez de liquidité pour investir si nécessaire et verser des dividendes aux actionnaires.

Conflit d’intérêt potentiel

Les actionnaires ont souvent des attentes pour ces dividendes et comptent sur ces derniers pour améliorer leur finance personnelle.

Dans le cas où il y a plusieurs actionnaires, chacun désire siéger au conseil d’administration pour veiller à ses intérêts et à ceux de l’entreprise. Si on ajoute la notion d’employé qui est aussi actionnaire et administrateur, on se rend compte que les intérêts des uns ne sont pas nécessairement dans l’intérêt des autres.

Prenons un exemple simple : La décision de hausser les salaires ou de verser des bonus. Cette décision a un impact sur la profitabilité de l’entreprise, sur le versement de futurs dividendes et sur la mobilisation et la rétention des employés.

Si vous avez un employé ou plusieurs qui siègent sur votre conseil d’administration, vous pourrez vous retrouver devant un dilemme où certains voudront voter pour de gros bonus ou de hausses substantielles des salaires tandis que l’entreprise n’est pas en mesure de leur offrir.

Cette situation peut se produire lors du vote sur les dividendes. Si un actionnaire a des besoins de liquidité, il sera enclin à voter pour de gros dividendes quitte à mettre la trésorerie de l’entreprise en péril.

L’administrateur a comme première responsabilité d’assurer la pérennité de l’entreprise. Dans ces contextes mentionnés ci-dessus, il peut y avoir des conflits d’intérêts marqués pour certains administrateurs.

Le choix des administrateurs

Vous comprenez à la lumière des propos ci-dessus l’importance de choisir les bons administrateurs qui assureront leurs obligations correctement.

Il est aussi très important de mentionner à des employés qui désirent devenir actionnaire qu’ils ne seront pas nécessairement administrateur de l’entreprise. Nous avons d’ailleurs créé un formulaire permettant à un employé qui désire devenir actionnaire de clarifier ces notions et de lui permettre de réfléchir plus avant aux raisons qui l’ont motivé à devenir actionnaire.

Favoriser le développement et l’épanouissement pour une performance durable

Une saine gouvernance doit s’assurer de lier le développement de carrière de chacun des employés à la réalisation du plan stratégique de l’organisation et sa pérennité.

En plus de la clarification des rôles, le développement et l’épanouissement des employés sont des éléments clés de la performance à long terme. Le conseil doit être à l’affut de ces enjeux et s’assurer que l’entreprise a des politiques favorisant la formation et le mentorat et le développement de carrière de tous ses employés.

Lien avec la méthode GODCE™

Pour approfondir la compréhension de la gouvernance et du développement humain au sein des PME, il est utile de se référer à la méthode GODCE™. Cette approche met l’accent sur la gouvernance, les objectifs, le développement de carrière et l’épanouissement personnel, offrant ainsi un cadre complet pour une gestion efficace des ressources humaines.

En conclusion, la gouvernance au sein d’une PME repose sur la clarification des rôles, le développement et l’épanouissement des employés, et la promotion d’une culture organisationnelle dynamique. En adoptant cette approche holistique, les PME peuvent créer un environnement propice à la réussite à long terme, où la performance et le bien-être vont de pair.

Avez-vous d’autres questions pour nous? Il nous fera plaisir de discuter avec vous. Nos coordonnées sont disponibles sur notre page contact disponible sous l’onglet “À propos”.